توصیه نامه چیست؟

توصیه نامه چیست؟

 

توصیه‌نامه (Recommendation Letter) نامه‌ای است که شخصی برای توصیه دیگری می نگارد و نظرش را در مورد عملکرد وی ابراز می دارد.

توصیه‌نامه‌هایی که برای گرفتن پذیرش از دانشگاه‌ها لازم است، از طرف استاد برای متقاضییان نوشته می‌گردد.

گرفتن توصیه نامه از سخت‌ترین کارهاست زیرا اساتید وقت کافی برای آن ندارند و همچنین بسیاری از دانشگاه‌ها فرم‌های خاصی دارند که باید به همراه توصیه‌نامه ارسال گردد.

باید این فرم را از وب‌سایت دانشگاه پیدا نموده و به تعداد حداقل سه نفر از استادان ارائه نمایید  تا تکمیل نمایند.

بعضی از دانشگاه ها دارای فرم‌های توصیه نامه آنلاین هستند که با وارد کردن ایمیل اساتید به صورت خودکار لینک مربوطه برای استاد فرستاده می‌گردد تا تکمیل کنند.

البته استاد ممکن است بی دقتی نماید یا فراموش کند و مشکل ساز گردد. به خصوص اینکه استادان نیز زیاد تمایلی به انجام این کار ندارند.

بعضی از اساتید از متقاضییان می خواهند که این کار را خودشان انجام دهند که البته کار درستی نیست.

دقت فرمایید که این موضوع محرمانه است و این نامه ها برای هر استاد باید در یک پاکت خاص قرار گرفته و روی آن نیز توسط استاد امضاء گردد.

شما می‌توانید از قبل اسم و آدرس استاد و دفتر مربوط به پذیرش دانشگاه مقصد را روی پاکت تایپ نموده (بعضی از دانشگاه ها برای این کار پاکت و فرم مخصوص دارند) و بعد به استاد بدهید.

از استاد خواهش بفرمایید تا بخش‌هایی را که در رزومه چیزی برای اثبات ندارید (مانند حل تمرین بودن، فعالیت های شما در شرکت خاص یا در دانشگاه در انجمن علمی خاص) در توصیه نامه بنویسد.

 

بعضی دانشگاه ها برای پذیرش متقاضی از یک یا چند نفر که شناخت مناسبی از متقاضی داشته باشند درخواست توصیه نامه می کنند. توصیه نامه بخودی خود تضمینی برای گرفتن پذیرش نیست و توصیه نامه هائی که فاقد صداقت لازم باشد شانس متقاضی را برای ورود به دانشگاه از بین خواهد برد.

 

در گذشته Recommendation به صورت کاغذی و دستی تهیه می‌شد و استاد زیر آن را امضا می‌کرد. هنوز هم می‌توانید چنین نسخه‌ای را تهیه کرده و اسکن آن را به عنوان فایل توصیه‌نامه در اپلیکیشن آنلاین به عنوان مدارک تکمیلی آپلود بفرمایید یا اصل نامه امضا شده را به عنوان یکی از مدارک برای دانشگاه ارسال نمایید.

 

اما فرآیند اصلی توصیه‌نامه در حال حاضر این گونه است که پس از وارد کردن نام و نام خانوادگی استاد و ایمیل آدرس او در اپلیکیشن آنلاین، با استفاده از کلید مخصوصی که در اپلیکیشن آنلاین با عنوان Recommendation در سایت دانشگاه قرار داده شده است، می‌توانید درخواست بفرمایید که لینک این فرم برای استاد ارسال گردد.

 

بدین ترتیب، یک لینک از آدرس یک صفحه منحصر به فرد برای پر کردن توصیه نامه، برای استاد ایمیل می‌گردد. استاد بر روی آن لینک کلیک می‌کند و فرم مخصوص شما را با توضیحات جانبی می‌بیند و می‌تواند آن را پر نماید. ابتدا از استاد سوال می‌گردد که چه مدتی است که شما را می‌شناسد و این شناخت چگونه و تا چه حد است. سپس سوالاتی در مورد ویژگی‌های مختلف شما مثل کار تیمی، خلاقیت، پشتکار و مواردی از این دست از استاد پرسیده می‌گردد که در آن بگوید شما را جزو چند درصد بالایی کلاس یا کل متقاضییانی که تاکنون داشته است، قرار می‌دهد.

 

سوالات به شیوه‌های دیگری نیز در این فرم ممکن است وجود داشته باشد. در این فرم همچنین یک فیلد متنی وجود دارد که استاد می‌تواند متن نامه منحصر به فردی را قاعدتاً باید خودش برای شما نوشته باشد را در آن کپی پیست نماید یا فایل Word یا Pdf آن نامه را پیوست کند

 

 

 

نکات مهم در مورد توصیه نامه

 

۱- صادقانه باشد:

نامه باید صادقانه و صحیح باشد و نامه هائی که تماما شکل تحسین و تمجید از متقاضی است بمراتب کاربرد کمتری از نامه هائی دارد که به نقاط ضعف و توانائی های او اشاره کرده است .

 

۲- ۳ عدد باشد:

بهتر است ۳ توصیه نامه از اساتید تهیه گردد.

 

۳- مرتبط باشد:

اساتید غیر مرتبط در مواقعی مورد قبول نمی باشند.

 

۴- با سابقه تحصیلی متقاضی آشنائی داشته باشند:

ارائه توصیه نامه از جانب کسانی که با سابقه تحصیلی متقاضی آشنائی دارند، به مراتب مورد قبول تر از توصیه نامه های دیگر است.

 

۵- توانایی های آموزشی منظور گردد:

تاکید این توصیه نامه ها باید بیشتر بر روی توانائیهای آموزشی فرد باشد تا مشخصات فردی وی.

 

۶- سابقه تحصیلی:

توضیح راجع به نکات قوت و ضعف تحصیلی متقاضی, شرح در مورد ناکامی های وی و همچنین برای متقاضیان دوره های بالاتر از لیسانس توضیح در مورد سوابق تحصیلی و تحقیقاتی

 

۷- فعالیت ها:

فعالیت ها و شرکت در کارهای گروهی در اجتماعات باید قید گردد, چنانچه متقاضی در این رابطه موفق به دریافت جایزه ای نیز گردیده, ارائه آن موثر می باشد.

 

۸- سایر توانائی ها:

مهارتهائی در سایر زبانها, رشته های هنری و ورزشی و غیره باید قید گردد.

 

۹- قوی باشد:

توصیه نامه مناسب و قوی می تواند شانس شما را برای اخذ پذیرش و بورسیه افزایش دهد.

اساتیدی که به عنوان استاد مرجع انتخاب می بفرمایید باید از اساتید سابق شما باشند که از شما شناخت کافی دارند یا سابقه تدریس یا همکاری تحقیقاتی با شما دارند.

اگر برای مقطع دکترا اقدام می بفرمایید ترجیحاً یکی از توصیه نامه ها را از استاد راهنمای خود در مقطع کارشناسی ارشد درخواست بفرمایید.

 

۱۰- روی سربرگ دانشگاه باشد:

توصیه نامه باید بر روی سربرگ دانشگاه پرینت گردد و پس از امضا شدن توسط استاد مرجع باید در پاکتی قرار داده و مهر و موم گردد و به همان صورت برای دانشگاه مقصد ارسال گردد.

 

۱۱- از ارسال توصیه نامه اطمینان حاصل بفرمایید:

اگر دانشگاه مقصد از طریق سیستم الکترونیکی با استاد مرجع شما تماس گرفته است حتماً اطمینان حاصل بفرمایید که استاد شما ایمیل دانشگاه را دریافت کرده و فرم لازم را تکمیل کرده است.

 

۱۲- نمونه توصیه نامه تهیه بفرمایید:

اگر استاد مرجع شما زمان کافی برای نوشتن توصیه نامه ندارد و خودتان میخواهید یک نمونه آماده را برای امضا برای استاد خود ببرید، می توانید از نمونه های زیر  استفاده بفرمایید و توصیه نامه را با اطلاعات مربوط به خود تکمیل نمایید. برای دانلود توصیه نامه بر روی لینک های زیر کلیک بفرمایید.

 

۱۳- بیان کننده نظر و دیدگاه افرادی درباره متقاضی باشد:

تحصیلات تکمیلی در دانشگاه های اروپا و اهتمامی است کوشا برای شناساندن قابلیت های فردی، علمی و عملی متقاضی در زمینه ای که خواهان تحصیلات عالیه می باشد و در این توصیه نامه ها، اساتید یا کارشناسانی که متقاضی تحصیلات تکمیلی از آنان برای نوشتن توصیه نامه ای درخواست کرده است، به بیان دیدگاه های خود درباره میزان آشنایی با متقاضی، قابلیت های علمی و فردی وی و دلایل توصیه ای خود به دانشگاه مقصد می پردازند. دانشگاه ها در مواقعی با مطالعه این توصیه نامه ها و افرادی که آن را امضا و مهر کرده اند، به سنجش توانایی متقاضی و میزان جدی بودن وی به انجام تحصیلات تکمیلی و اعطای بورس تحصیلی می پردازند.

 

۱۴ – بیانگر پتانسیل احراز شده باشد:

در واقع توصیه نامه ها را می توان اوراقی دانست که یک طرف سوم که می تواند شخصیت حقیقی یا حقوقی آکادمیک یا غیر آکادمیک باشد، از دانشگاه شما می خواهد تا به واسطه پتانسیل شناخته شده داوطلب که بر وی احراز شده است، نسبت به اعطای پذیرش به متقاضی مبادرت ورزد.

 

۱۵- از طرف اساتید مطرح باشد:

قطعا توصیه نامه هایی که از طرف اساتید مطرح با سابقه تحقیقاتی و تدریسی قوی تر و شناخته شده تر برای یک متقاضی صادر می گردد یا مسئول فلان پروژه علمی یا تحقیقاتی در داخل یا خارج از کشور بر اساس شناختی که از متقاضی دارد، آن را صادر می کند، شانس داوطلب را برای پذیرش افزایش می دهد

 

۱۶- استاندارد ها در نگارش آن رعایت شده باشد:

یک توصیه نامه موفق را باید همچون برگ برنده و یک امتیاز رقابتی برای داوطلبان تحصیلات تکمیلی در فرآیند اخذ پذیرش در دنیای رقابتی امروز دانست. در گفتار هشتم، به دلیل اهمیت این موضوع، نکاتی را به خوانندگان محترم توصیه می نماییم. همانند رزومه و SOP، توصیه نامه نیز استاندارد و چارچوب مشخصی ندارد و هر کس می تواند بر اساس سلیقه خود، آن را تنظیم و صادر کند. اما توجه به بعضی نکات می تواند بازدهی کار را افزایش دهد

 

۱۷- اثر بخش باشد:

یک توصیه نامه خوب و اثربخش، توصیه نامه ای نیست که توسط دوست یا همکار شرکت یا دانشگاه یا کارخانه شما نوشته و امضا گردد. یک توصیه نامه اثربخش باید توسط فردی با سابقه علمی و تجربی موفق، با نگارشی صحیح و متنی شیوا تحریر و به صورت واضح و صادقانه، ضمن بر شمردن میزان آشنایی با شما، دلایل منطقی برای توصیه شما به تحصیل در مقاطع عالی را متذکر گردد. مثلا اگر شما در پروژه پایپینگ یا مدیریت زنجیره تامین خودروسازی فعال بودید، سرپرست دپارتمانی که در ان کار می کردید یا مدیر شرکت می تواند به واسطه شناخت عملی از توانایی شما، شما را برای تحصیل در رشته های فنی و مهندسی توصیه کند

 

۱۸- از اساتید گذشته شما باشد:

فردی که شما را برای یک مقطع تحصیلی به دانشگاهی توصیه می کند، بهتر است یکی از اساتید قبلی شما در دوران کارشناسی یا کارشناسی ارشد باشد. چرا که وی حداقل یک ترم با شما در ارتباط بوده است و یک واحد درسی را به شما تدریس کرده است و از کار  کلاسی و آزمون پایان دوره شما آگاه است. توصیه نامه چنین استادی قطعا تاثیری بیش تر از توصیه نامه های غیر آکادمیک خواهد داشت

 

۱۹- ارتباط منطقی بین جایگاه و رتبه فرد توصیه کننده با رشته ای که توصیه می کند باشد:

اگر شما ۵ سال در زمینه بازرگانی فعال بودید و اکنون معاون امور بازرگانی یک شرکت تولیدی هستید، در صورتی که از رئیس خود بخواهید که برای دوره کارشناسی ارشد ادبیات انگلیسی شما را به دانشگاه مقصد توصیه کند، این  توصیه نامه در صورت صدور، از ارزش مطلوبی برخوردار نخواهد بود. چرا که ارتباط منطقی بین جایگاه و رتبه فرد توصیه کننده با رشته ای که توصیه می کند وجود ندارد. حتی اگر به ظاهر، دانشگاهی این توصیه نامه را به عنوان یکی از مدارک الزامی برای پذیرش در رشته مورد نظر شما قبول کند، بخاطر عدم ارتباط منطقی ذکر شده، عملا این توصیه نامه امتیازی برای شما محسوب نخواهد شد.

 

۲۰- انتخاب فرد مناسب:

در مواقعی دانشگاه ها از متقاضییان درخواست می کنند تا توصیه نامه های خود را به صورت مستقیم و در پاکت دربسته به بخش پذیرش دانشگاه ارسال کنند. بعضی ها نیز پا را فراتر گذاشته اند و از متقاضیان درخواست می کنند تا پست الکترونیک و شماره تماس افرادی که قصد نوشتن توصیه نامه برای آن ها را دارند، در اختیار دانشگاه بگذارند تا خود دانشگاه با این افراد ارتباط برقرار کند. در هر دو حالت، آن چه مهم است، معرفی فردی مناسب و مرتبط با موضوع توصیه نامه است و شیوه ارسال توصیه نامه برای شما تاثیری نخواهد داشت

 

۲۱- به توانایی های حرفه ای و آکادمیک شما نیز اشاره گردد:

در هر حال، باید فردی که قصد دارید برای شما توصیه نامه ایی بنویسد، از این موضوع آگاه بفرمایید و اطلاعات رزومه ای خود را در اختیار وی قرار دهید تا در نوشتن توصیه نامه، به توانایی های حرفه ای و آکادمیک شما نیز در کنار مسائل تجربی اشاره کند.

 

۲۲- دلایل انتخاب رشته مورد نظر خود را به استاد بگویید:

شما نمی توانید به فردی که قصد نوشتن توصیه نامه برای شما دارد، توصیه بفرمایید که چگونه بنویسد یا به چه موضوعاتی اشاره نکند. مخصوصا اگر جایگاه علمی فرد توصیه نویس، قابل ملاحظه باشد. اما بهتر است در درخواست خود از وی، به ۳ موضوع اشاره بفرمایید .

یک نام رشته و دانشگاهی که قصد دارید وی برای آن جا توصیه نامه ای تحریر و صادر کند. دوم دلیل انتخاب این رشته و دانشگاه و سابقه قبلی شما و سوم مدت آشنایی شما با توصیه کننده و ارتباط علمی و تجربی خود با ایشان. در صورتی که این سه موضوع را در درخواست خود قید بفرمایید، توصیه کننده از قصد شما آگاه خواهد شد و به واسطه ارتباط مفهومی و منطقی با موضوعی که قصد توصیه دارد، می تواند با شناختی که از شما دارد و لحاظ کردن این ۳ بند، توصیه ای قابل قبول و واضح را صادر کند

 

۲۳- تقلب نفرمایید:

بعضی از دانشگاه ها، با تماس با نویسنده توصیه نامه ها، اعتبار و ارزش توصیه نامه های صادر شده را استعلام می کنند. هیچ گاه به فکر صدور توصیه نامه های تقلبی نباشید. چرا که احتمال این که فرصت ادامه تحصیل را به مدت ۱۰ سال از دست بدهید وجود دارد

 

۲۴- توصیه نامه اضافی نفرستید:

دانشگاه ها در مواقعی از متقاضیان تحصیلات تکمیلی، ۲ تا ۳ توصیه نامه ضمیمه شده به پرونده متقاضی درخواست می کنند. این که شما به جای ۳ توصیه نامه، ۲۰ توصیه نامه رسمی ارسال بفرمایید، تاثیر فوق العاده ای بر روی پذیرش شما نخواهد داشت. فلسفه  توصیه نامه آن است که دانشگاه بداند آیا طرف سومی که شناخت قابل قبولی از شما دارد و فرضا صلاحیت توصیه کردن را دارد، به چه دلایلی شما را برای اخذ پذیرش یا بورس تحصیلی توصیه می کند و از اعتبار خود مایه می گذارد

اگر قرار بود تعداد توصیه نامه شانس خاصی را برای پذیرش در مقاطع عالی تحصیلی ایجاد می کرد، هر داوطلب کتابی حاوی ده ها یا صدها توصیه نامه را به دانشگاه ها ارسال می کردند. بنابراین همواره بهترین فردی که از نظر علمی و عملی جایگاه مطلوبی دارد و از قابلیت های شما آگاه است، برای نوشتن توصیه نامه پیشنهاد بفرمایید

 

۲۵- مقام و سمت توصیه کننده باید مشخص باشد:

در توصیه نامه، باید جایگاه سازمانی فرد توصیه کننده، میزان آشنایی با توصیه شونده، آدرس و شماره تماس و پست الکترونیک وی درج گردد و در صورتی که از طرف سازمان یا شخصیت حقوقی این نامه تحریر می گردد، حاوی لوگو و مهر مجموعه مزبور باشد

 

۲۶- توصیه کننده استاد مرتبط باشد:

حتی اگر یک استاد دانشگاه در فلان کشور، مدتی با شما بر روی یک پروژه تحقیقاتی کار کرده است و این پروزه به هیچ نتیجه ای هم به دلایلی نرسیده است، می تواند این توصیه نامه را برای شما بنویسد و به لحاظ ارتباط مستقیم با شما بر روی یک پروژه، توصیه نامه اش قوی تر از رییس دانشگاه قبلی شما می باشد که تنها رئیس دانشگاه شما بوده و ارتباط مستقیم با شما نداشته است

 

۲۷- توصیه نامه به تنهایی کافی نیست:

حتی اگر شما از رئیس دانشگاه هاروارد و استنفورد یا پلی تکنیک تهران، توصیه نامه داشته باشید و این توصیه نامه واقعا واقعی و مستدل باشد، انتظار نداشته باشید که با معدل پایین و نمره آیلتس یا جی آر ایی پایین تر از حد  متوسط، شانسی در پذیرش یا اخذ بورس تحصیلی داشته باشید

 

۲۸- اظهارنامه ای به توصیه کننده بدهید:

بهتر است اظهارنامه هدف خود را به همراه رزومه، به فردی که قصد نوشتن توصیه نامه برای شما دارد ارسال بفرمایید تا دید بهتری نسبت به آن چه قصد توصیه دارد، در اختیار داشته باشد.

 

۲۹- توصیه کننده ارتباط معنایی با شما داشته باشد:

اگر استادی در زمینه ارتباطات، برای کتاب شما مقدمه ای تحریر کرده است و شما قصد دریافت توصیه نامه ایی از وی برای رشته روانشناسی یا بهداشت حرفه ای دارید، توصیه نامه این فرد، باز در ارتباط معنایی با موضوعی که قصد توصیه دارد قرار خواهد  داشت. چرا که وی با شناخت از شما، در یک پروژه قبلی تحقیقاتی و علمی همکاری داشته است. حتی اگر این پروژه، ارتباطی به رشته تحصیلی آینده شما نداشته باشد. در توصیه نامه ها هیچ اجباری وجود ندارد که فرد توصیه کننده، دلایل علمی مستقیمی را نسبت به تحصیل متقاضی در رشته مورد نظر متذکر گردد

 

۳۰- توصیه نامه به انگلیسی باشد:

اگر فردی روی سربرگ سازمان مطبوعش، توصیه نامه ای به زبان غیر انگلیسی نوشت و به مهر و امضا سازمان /دانشگاه / موسسه مورد نظر رسید ولی دیگر دسترسی به فرد مزبور را ندارید، از مترجم رسمی برای ترجمه نامه استفاده کرده و آن را  ضمیمه پرونده بفرمایید. بعضی دانشگاه ها از شما درخواست می کنند تا از داوران referress بخواهید تا recommendation letter ها رو انلاین تکمیل کنند. سعی بفرمایید با رابطه خوب با اساتید مختلف، آن ها را برای تکمیل این فرم ها مشتاق بفرمایید. حتی الامکان به استاد مربوطه اطلاع دهید که سطح زبان، علایق تحقیقاتی و کاری و فنی شما در چه سطحی است تا در ان توصیه نامه تا حدودی که اغراق نگردد، به این مسائل اشاره کند. هیچ متن و شکل استانداردی برای توصیه نامه عین رزومه و بیانیه هدف وجود ندارد

 

۳۱- مشخصات خود را بر اساس پاسپورت و دقیق بنویسید:

همواره نام و نام خانوادگی و تاریخ تولد خود را بر اساس گذرنامه و به لاتین به نویسنده توصیه نامه ارائه بفرمایید تا اطلاعات سجلی شما را به طور دقیق و صحیح در توصیه نامه قید کند

 

۳۲- توصیه نامه های قدیمی قابل قبول نیست:

اگر قبلا از فردی توصیه نامه ایی گرفته اید و تاریخ این توصیه نامه به چند سال قبل باز می گردد، بهتر است از این توصیه نامه دیگر استفاده نفرمایید و به فکر تهیه توصیه نامه های جدید تر با تاریخ روز باشید

 

۳۳- به تعداد دانشگاهها توصیه نامه بگیرید از استاد:

اگر برای ۱۰ تا دانشگاه قصد اپلای کردن دارید و فرد توصیه نویس، بیش از یک توصیه نامه برای شما نمی نویسد، بهتر است از وی درخواست بفرمایید تا ده رونوشت از نامه خود تهیه و مهر و امضا کرده و به شما تحویل دهد یا با اسکن توصیه نامه اصلی و  ارسال آن به پست الکترونیک دانشگاه های مقصد، درخواست شما را انجام دهد

 

۳۴- استرس بیهوده نداشته باشید:

در صورتی که فرد توصیه نویس، فرم های LOR آنلاین دانشگاه مورد نظر شما را نمی تواند به هر دلیلی تکمیل کند، از مسئول پذیرش دانشگاه بخواهید تا اجازه ارسال کتبی توصیه نامه یا ارسال اسکن آن را برای شما فراهم کند. اگر مورد توافق واقع نشد و فرآیند آنلاین باید طی گردد، از فرد دیگری که فرصت چنین کاری را دارد درخواست بفرمایید تا این کار را انجام دهد و استرس بیهوده به خود راه ندهید

 

۳۵- هزینه به کسی پرداخت نفرمایید:

اگر فرد یا افرادی برای فروش استاندارد یا چارچوب توصیه نامه ها یا روزمه های موفق از شما مبالغی درخواست کردند، فورا این درخواست را رد بفرمایید

 

۳۶- از پست الکترونیک سازمانی برای ارسال این توصیه نامه استفاده شود:

اگر مجبور شدید تا از طریق پست الکترونیک فرد توصیه کننده، توصیه نامه ای به دانشگاه مقصد ارسال بفرمایید، حتی الامکان از توصیه کننده بخواهید از پست الکترونیک سازمانی برای ارسال این توصیه نامه استفاده کند چرا که پست  الکترونیک هایی بر روی دامنه هایی مانند یاهو، جی میل یا هات میل، شائبه غیر واقعی بودن این توصیه نامه را افزایش می دهد. به همین دلیل است که به شما توصیه می گردد از دوستان و همکاران و آشنایان که جایگاه سازمانی یا علمی مشخصی ندارند، برای توصیه نامه درخواست نفرمایید

 

۳۷- کیفیت توصیه نامه مهم است نه کمیت آن:

این که توصیه نامه شما یک صفحه باشد یا سه صفحه، تاثیری در نظر نهایی مسئولان دانشگاه مورد نظر شما برای اعطای پذیرش تحصیلی ندارد. آن چه مهم است در این قضیه خلاصه می گردد که محتوای توصیه نامه شما، حتی اگر نصف صفحه  هست، منطبق بر واقعیت های علمی و عملی و شناخت توصیه کننده از توصیه شونده باشد

 

۳۸- توصیه نامه تمام کننده نیست:

این که شما تصور بفرمایید با ترفندی، از یک از اساتید شاغل در دانشگاهی که قصد اپلای کردن دارید، توصیه نامه ای دریافت بفرمایید و این موضوع شانس شما را در پذیرش به شدت افزایش می دهد، خیال باطلی است. متقاضیان زیادی را سراغ داریم که حتی مسئول واحد پذیرش دانشگاه مربوط به مقطع کارشناسی یا کارشناسی ارشد آن ها، استاد قبلی آن ها بوده است و توصیه نامه ای از وی در اختیار داشتند. اما نهایت در فرآیند رقابتی و علمی پذیرش تحصیلی و اخذ بورسیه، قبول نشدند.

 

۳۹- توصیه نامه دستورالعمل نیست:

فراموش نفرمایید که توصیه نامه، فقط توصیه نامه است، امریه یا دستوراالعمل یا بخشنامه دستوری نیست و تنها یک مدرک از n مدرک و مستندی است که شما برای پذیرش در مقاطع تحصیلات تکمیلی باید ضمیمه پرونده خود ببفرمایید. انتظار کیمیاگری از توصیه نامه نداشته باشید.

 

۴۰- طریقه گرفتن توصیه‌نامه:

یكی از كارهای سخت گرفتن توصیه نامه از اساتید است. چون در مواقعی باید به سراغ اساتیدی بروید كه با آنها درس داشته‌‌اید و شما را از نظر علمی می‌شناسند و بعد هم اینكه بدانید تمایل دارند كه به شما توصیه نامه بدهند. عموما توصیه نامه‌های دانشگاه‌های خارج سئولاتی در مورد قدرت خلاقیت و یا قابلیت كار گروهی را از توصیه كننده می‌پرسند. این نوع سئوالات را افرادی می‌توانند پاسخ دهند كه متقاضی را در یك گروه تحقیقاتی دیده باشند و كار او را در آن گروه ارزیابی نموده اند.

 

۴۱- طریقه ارسال توصیه نامه:

در بیشتر دانشگاه‌های دنیا از سیستم اینترنتی برای دریافت این فرم استفاده می‌کنند به این صورت که در روند اخذ پذیرش تحصیلی، داوطلب دارای یک فایل الکترونیکی در دانشگاه مقصد خواهد شد. تمامی مراحل پذیرش از طریق این فایل قابل پیگیری و انجام است. داوطلب تحصیل در دانشگاه‌های خارج می‌تواند پست الکترونیک اساتید مورد نظرش را برای نوشتن توصیه نامه در سیستم ثبت کند.

دانشگاه مقصد با ارسال یک نامه به پست الکترونیک استاد، تقاضای پر کردن توصیه نامه را اطلاع می‌دهد این مورد نیازی به پیگیری از طرف متقاضی را ندارد؛ اما پس از ارسال درخواست هیچ تضمینی برای ارسال پاسخ از طرف اساتید وجود ندارد. بهتر است بدانید که بعضی از اساتید مشغله زیادی دارند و همواره صندوق پستی خود را بررسی نمی‌کنند و شاید توصیه نامه شما را بررسی نکنند در چنین حالتی پرونده پذیرش به صورت معلق باقی می‌ماند و جوابی دریافت نخواهید کرد.

بعضی از دانشگاه‌ها تقاضای زیادی برای نوشتن توصیه نامه دارند و اساتید نمی‌توانند در زمان کوتاهی به تمام تقاضاها پاسخ دهند. توسط سیستم آنلاین دانشگاه مقصد می‌توانید بررسی بفرمایید که آیا برگه ها تکمیل شده یا خیر؟ چنانچه استادی به پست الکترونیکی پاسخی ندهد باید با استاد مورد نظر تماس بگیرید و درخواست تکمیل توصیه نامه را شخصاً پیگیری بفرمایید.

 

۴۲- بدون هماهنگی استاد نام او را جایی درج نکنید:

هرگز بدون اطلاع استاد نام او را در لیست توصیه دهندگان وارد نفرمایید. توصیه نامه تأثیر بسیاری بر روند پذیرش تحصیلی دارد بی توجهی به آن به نفع شما نخواهد بود. برای پیشگیری از هر گونه مشکلی در گرفتن توصیه نامه بهتر است موضوع را به اطلاع استاد برسانید و قبل از هر اقدامی هماهنگی‌های لازم را انجام دهید.

 

 

 

 

سئوالات متداول در رابطه با توصیه نامه

 

۱- هدف توصیه نامه علمی‌ چیست؟

توصیه نامه‌های علمی‌، نامه‌هایی‌ هستند که توسط اساتیدی که شما را می‌شناسند نوشته میشوند. هدف آنها این است که توانایی شما را در مورد رشته ای که شما برای آن اپلای کرده اید بسنجند. به عبارت بهتر، هدف آن است که به افرادی که تصمیم گیرهستند این اجازه داده گردد که تصویری بهتر از شما را در ذهن داشته باشند. غالباً بهترین توصیه نامه‌ها از جانب اساتیدی نوشته میشوند که شما را در محیط آموزشی ای خارج از کلاس درس و به عنوان مثال در قالب یک پروژه تحقیقاتی‌ بشناسند.

 

۲- چه اطلاعاتی‌ لازم است که در یک توصیه نامه علمی‌ گنجانده گردد؟

یک توصیه نامه علمی‌ یک توضیح به تفصیل است که از جانب یک عضو هیئت علمی‌ دانشگاه نوشته میگردد، و در بهترین حالت شامل اطلاعاتی‌ راجع به تواناییهای شخصی‌، دست آوردها و تجاربیست که شما را یگانه و بی‌ نقص برای آن برنامه مورد نظر جلوه دهد. یک توصیه نامه علمی‌ که به خوبی‌ تهیه شده باشد، اطلاعاتی‌ را به کمیته پذیرش ارائه می‌دهد که از سایر مدارک پوشه ی درخواست پذیرش قابل برداشت نیستند. به عنوان مثال، توصیه نامه هایی که فقط شامل جملاتی مثل “ایشان متقاضیی خوبی‌ هستند” و یا اینکه “ایشان متقاضیی سخت کوشی هستند” باشند عموما قابل اتکا نیستند؛ مخصوصاً در قیاس با آنهایی که به طور ریزتر توضیحاتی راجع به روحیه متقاضی و نحوه کار کردن او ارائه داده باشند.

در بیشتر مواقع کمیته تصمیم گیری بیشتر از اینکه به موفقیت‌های کسب شده توسط متقاضی دقت کنند، دوست دارند ببینند که او توانایی کسب چه چیزهایی را دارد. این دست از اطلاعات در یک توصیه نامه علمی‌ میتواند پیدا گردد.

 

۳- چه شخصی‌ مناسب تر است برای درخواست توصیه نامه علمی‌؟

بهترین نامه از طرف شخصی‌ نوشته میگردد که در یک سطح حرفه ای‌ و علمی‌ با شما همراه بوده باشد. این شخص میبایستی در مرتبه اول، شما و کار شما را بشناسد و در مرتبه ی بعد تجربه مثبتی از شما در ذهن داشته باشد.

 

گزینه‌ های مناسب میتواند شامل:

– شخصی‌ که پژوهش شما را تحت سرپرستی‌ دارد، به عنوان مثال استاد راهنمای فعلی و یا قبلی‌ شما،
– همکار شما در آزمایشگاه با داشتن حداقل مدرک علمی‌ دکتری،
– استاد تدریس یکی‌ از درسهای شما، که با شما رابطه ی خوبی‌ دارد،
– رئیس و یا معاون دانشکده،
– نامه رئیس شرکت محل کار نیز میتواند مفید باشد، در صورتی‌ که برنامه مورد نظر به وظایفی که شما در آن شرکت انجام داده اید نزدیک باشد، و اینکه در آن نامه از نحوه کار شما تعریف شده باشد.

 

۴- آیا لازم است که توصیه کننده من یک فرد شناخته شده باشد؟

این نکته بسیار به نفع شما خواهد بود، اگر فردی که شما را توصیه و معرفی‌ کند شخصی‌ شناخته شده باشد و اینکه کمیته پذیرش در آن برنامه ی خاص، نام او را بشناسند. این هم شایان ذکر است که فقط یک نامه از یک فرد بسیار شناخته شده که فقط شامل این جمله باشد که “ایشان متقاضیی خوبی‌ هستند” و شامل نکاتی‌ راجع به نحوه ی کار شما در حوزه پژوهش نباشد، نمیتواند کار ساز باشد. در این زمینه بهتر است که از یک فرد کمتر شناخته شده درخواست گردد که شما را به خوبی‌ بشناسد و نظر بسیار مثبتی از شما در ذهن داشته باشد؛ تا بتواند نامه بسیار مثبتی برای شما بنویسد.

 

۵- چه تعداد توصیه نامه علمی‌ لازم است؟

در اکثر دانشگاهها، تعداد سه توصیه نامه علمی‌ لازم است، به ندرت ۲ یا ۴. برای اطلاعات دقیقتر بایستی با آن دانشکده مورد نظر تماس گرفت تا این گونه اطلاعات را به دست آورد.

 

۶- یک توصیه نامه علمی‌ چه قدر میتواند طولانی‌ باشد؟

طول بهینه یک توصیه نامه علمی‌ بین دو‌سوم تا یک صفحه کامل می‌باشد. اگر توصیه نامه کوتاه‌تر باشد، کمیته تصمیم گیرنده ممکن است فکر کنند که شخص توصیه کننده انگیزه لازم برای نوشتن توصیه نامه را نداشته است که نشانه مثبتی نیست.

 

۷- آیا بهتر است که نامه را خودم بنویسم و یا اینکه از استاد مورد نظر تقاضا کنم؟

این سوال بسته به استاد مورد نظر، پاسخ متفاوت خواهد داشت. به عنوان مثال، اساتیدی که فارغ التحصیل دانشگاههای آمریکا، کانادا، و یا اروپا باشند و به زبان انگلیسی‌ مسلط باشند، عموما خودشان توصیه نامه را مینویسند. ولی‌ در مواردی هم هست که استاد مورد نظر از شما تقاضا می‌کند که خودتان  یک نامه نوشته  و به او بدهید تا او بررسی‌ و سپس امضا کند. اینها همگی‌ به نظر او بستگی دارد و در نتیجه بهتر است که از همان استاد پرسیده گردد که کدام روش را ترجیح می‌دهد.

 

۸- آیا این ممکن است که کمیته تصمیم گیری، با شخص توصیه کننده تماس بگیرد؟

این حالت ممکن است ولی‌ در موارد نادر اتفاق می‌افتد. یکی از مواردی که ممکن است با شخص توصیه کننده تماس بگیرند وقتی است که توصیه نامه بسیار خوبی‌ از جانب یک شخص بسیار شناخته شده نوشته شده است. در این صورت، آنها برای بررسی‌ صحت و سقم توصیه نامه ممکن است با شخص توصیه کننده تماس بگیرند.

 

۹- آیا توصیه نامه، الزام آور است؟

همان طور که از نام توصیه نامه تحصیلی متوجه شده اید، این نامه، در واقع یک نامه پیشنهادی و توصیه ای بوده و هیچ الزام یا ضرورتی را برای دانشگاه مقصد درباره پرونده تحصیلی شما ایجاد نمی کند. یعنی حتی اگر شما از رییس جمهور یا رییس فلان دانشگاه بزرگ دنیا نیز توصیه نامه تحصیلی دریافت بفرمایید، این توصیه نامه در کنار همه مدارکی که به دانشگاه ارجاع دادید مورد بررسی قرار گرفته و طبق ضوابط پذیرش دانشگاه مقصد، نسبت به ارزشیابی مدارک و تصمیم نهایی، اقدام می گردد.

بنابراین برای شما دریافت توصیه نامه از مهم ترین شخصیت های سیاسی و علمی ایران و جهان نباید اهمیت زیادی داشته باشد. چرا که امکان ندارد دانشگاهی به متقاضی ثبت نام در رشته ای، پذیرش با بورس اعطا کند، در حالی که فلان نمره زبان یا معدل تحصیلی یا رزومه ضعیف آکادمیک در اختیار داشته باشد. حتی اگر بتوانید از رییس همان دانشگاه، توصیه نامه تحصیلی دریافت بفرمایید!در واقع، توصیه نامه تحصیلی شما، نقش متقاعد کننده برای دانشگاه مقصد نسبت به اعطای پذیرش تحصیلی به شما ندارد و تنها جنبه مشورتی و توصیه ای دارد.

برای همین، به متقاضییان مشتاق تحصیل در خارج از کشور توصیه می گردد که آن زمانی که سعی به جمع آوری خاص توصیه نامه های تحصیلی از اساتید و کارشناسان خاص رشته خود در داخل و خارج از کشور دارند، ‌به انجام امور تحقیقاتی و مطالعاتی اختصاص دهند که اگر توصیه نامه ای هم صادر می گردد، با واقعیت هم خوانی بیش تری داشته باشد.

مثلا وقتی شما با یکی از اساتید رشته خود یا یکی از مدیران شرکت صنعتی یا خدماتی که مشغول به کار هستید، مقاله، کتاب، پروژه، محصول یا خدماتی تخصصی ارائه می دهید، وقتی آن اساتید یا مدیران همکار، به شما توصیه نامه می دهند، این توصیه نامه کاربردی تر از توصیه نامه ای است که شما به واسطه آن که یک کورس را با یک استاد در دانشگاه در مقطع قبلی گذرانده اید. بنابراین در توصیه نامه، باید تلاش گردد که از افرادی دریافت گردد که با شما فعالیتی علمی یا تجربی را انجام داده و ماحصلی مطلوب و قابل استناد داشته باشد.

 

۱۰- آیا توصیه نامه تحصیلی باید قابل راستی آزمایی باشد؟

همان طور که در مبحث رزومه نویسی هم اشاره شد، رزومه تحصیلی باید مستند و مستدل باشد. یعنی اطلاعاتی که در آن ارائه می گردد، قابلیت استناد و اصطلاحا Verification  (راستی آزمایی) داشته باشد تا اگر دانشگاه خواست درباره صحت و سقم اطلاعات ادعا شده تحقیق بیش تر کند، این امکان فراهم باشد.

در توصیه نامه نیز تقریبا چنین مساله ای صادق است. اطلاعاتی که در وصف شما به عنوان متقاضی تحصیل در خارج از کشور ارائه می گردد، نباید با واقعیت، تفاوت زیادی داشته باشد. این که شما متقاضیی کوشا، علاقمند به تحصیل با روحیه و دانش خوب در تحقیق کیفی یا کمی هستید، با این که شما را متخصصSPSS یا فلان نرم افزار و تخصص معرفی کند، تفاوت های زیادی دارد.

اگر به موضوعی اشاره می گردد در داخل توصیه نامه، باید این احتمال را بدهید که دانشگاه با توصیه کننده تعامل کرده و اطلاعات تکمیلی را درباره محتوای ارائه شده در اختیار بگیرد یا از شما بخواهد، مدارکی دال بر تخصص و دانش و تجربه خود نسبت به موضوعات ادعایی در توصیه نامه ارائه بفرمایید.

عدم توانایی در ارائه این موارد، در واقع به حذف پرونده تحصیلی شما ار دایره بررسی دانشگاه و در نهایت، REJECT شدن شما در فرآیند پذیرش منتهی می  گردد. بسیاری از دانشگاه های دنیا، در صورتی که در فرآیند پذیرش و تحصیل متقاضییی، متوجه امور فریبکاری و مغایر با اصول و قوانین دانشگاه شوند، وی را در هر مرحله ای که باشد از ادامه تحصیل باز می دارند.

بنابراین به این موضوع توجه بفرمایید که با واقعیت های علمی و عملی خود، برای تحصیل و بورس اقدام بفرمایید و ان چه که هستید و دوست دارید باشید را معرفی بفرمایید و از غلو کردن (exacerbate) پرهیز بفرمایید که فرصت آفرین نیست.

 

۱۱- هدف توصیه نامه های تحصیلی چیست؟

توصیه نامه همان طور که از نامش پیدا است، نامه ایی است که فردی می نویسد و در ان، فردی را به جایی معرفی می کند. می خواهد برای کار باشد یا تحصیل یا هر مورد دیگر. توصیه نامه برای متقاضیان تحصیل در خارج از کشور به این علت اهمیت دارد که دانشگاه مقصد بداند که حداقل ۲ نفر از اساتید دانشگاه یا کارشناسانی که مدتی با داوطلب در تعامل و ارتباط بودند، داوطلب را از نظر علمی و اخلاقی، برای تحصیل در دانشگاه و رشته ایی بالاتر تایید و توصیه می کنند.

 

هدف یک توصیه نامه باید در واقع این باشد که به دانشگاه مقصد بگوید که شما به واسطه قابلیت های و توان مندی هایی که دارید، یک دارایی (ASSET)‌ مطلوب برای منابع انسانی و رشد علمی دانشگاه مقصد خواهید بود.

توصیه نامه ها در مواقعی ۱ صفحه و متشکل از چند پاراگراف است که توصیه کننده برای توصیه شونده نوشته و مهر و امضا می کند. توصیه نامه ها در مواقعی از ساختار خاصی تبعیت نمی کند و در مواقعی به صورت محرمانه توسط توصیه کننده به دانشگاه هدف ارسال می گردد، مگر این که دانشگاه هدف ساختار و شیوه ارسال خاصی را در APPLICATION REQUIREMENTS ذکر کرده باشد که باید به آن توجه گردد.

به هر حال تقریبا اکثر دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی، وقتی قصد اعطای پذیرش به متقاضییان خارجی را داشته باشند که در دانشگاه خودشان تحصیل نکرده‌اند، به عنوان یکی از مدارک مورد نیاز برای بررسی شرایط پذیرش متقاضییان خارجی، موضوع توصیه نامه را مطرح می‌کنند.

 

۱۲- شیوه سابمیت توصیه نامه های تحصیلی چگونه است؟

توصیه نامه ها که ضمیمه مدارک تحصیل داوطلبان می گردد، به واحد پذیرش دانشگاه ADMISSION DEPARTMENT یا GRADUATE DEPARTMENT  یا Undergraduate Department ارسال می گردد و مسئولان هماهنگی این واحد ها، نسبت به بررسی توصیه نامه ها و ارسال آن به دانشکده  مقصدی که اپلای کردید، اقدام می کنند.

البته، شیوه ارسال توصیه نامه ها در دانشگاه های مختلف متفاوت است:

مثلا دانشگاهی از شما می خواهد که ۲ یا ۳ توصیه نامه تحصیلی را خودتان ضمیمه مدارک کرده و به دانشگاه ارسال بفرمایید.

یا این که از شما می خواهد که از اساتید یا کارشناسانی که قصد توصیه شما را دارند بخواهید که توصیه نامه های خود را در پاکت مهر و موم شده، مستقیما به دانشگاه ارسال کنند.

یا این که از شما درخواست می گردد که در زمان ثبت نام آنلاین و ضمیمه کردن مدارک، از توصیه کننده بخواهید تا وارد فرم الکترونیکی خاصی شده و بر اساس اطلاعات فرم، محتوای توصیه نامه خود را وارد و سابمیت کند.

یا این که توصیه نامه را بر روی پست الکترونیک خود، به نشانی دانشگاه ای میل کند.

یا این که لینکی برای توصیه کننده ارسال می گردد تا از طریق این لینک، وارد فرم خاصی شده و محتوای توصیه نامه را در آن وارد و سابمیت نماید.

همان طور که مشاهده می بفرمایید، روش های ۵ گانه فوق الذکر اکنون مورد استفاده دانشگاه های مختلف جهان بوده و هر یک بنا به روش و سیستم پذیرش خود، نسبت به دریافت توصیه نامه تحصیلی متقاضییان اقدام می کنند. در واقع، شیوه دریافت توصیه نامه ها در دانشگاه ها متفاوت بوده و این برای شما الزام است که توصیه نامه ها را حتما بر اساس سیستم و روشی که دانشگاه از شما درخواست می کند، ارسال نمایید. چرا که اتخاذ روشی غیر از رویه اعلامی، موجب رد پرونده تحصیلی می گردد.

بنابراین ارزش ندارد که شما، یک پرونده تحصیلی که شانس پذیرش و حتی بورس هم دارد، بخاطر اشتباه در ارسال توصیه نامه، به خطر انداخته و شانس قبولی آن را کاهش دهید. بعضا مشاهده شده است که متقاضی، علاقه به تغییر روش خود برای ارسال توصیه نامه تحصیلی به دانشگاه مقصد نداشته و همین امر، باعث شده در فرآیند پذیرش رقابتی (competitive admission)، پرونده او مردود گردد.

همان طور که گفتیم، می توان توصیه نامه ها را نوعی رفرنس علمی برای پرونده تحصیلی متقاضی تحصیل در دانشگاه قلمداد کرد که باید قابلیت استناد داشته باشد. یعنی اگر دانشگاه مقصد بخواهد مطالبی که توصیه کننده درباره توصیه شونده بیان کرده را راستی آزمایی  کند، این کار امکان پذیر باشد.

 

۱۳- چند توصیه نامه ضرورت دارد؟

اکثر دانشگاه های دنیا برای پذیرش متقاضییان خود چه برای پذیرش با بورس و چه بدون بورس، حداقل ۲ توصیه نامه تحصیلی مستند را از متقاضیان درخواست می کنند. بعضا ۳ مورد نیز مشاهده شده است. به هر حال، شما به عنوان متقاضی تحصیل در دانشگاه های که رقابت بالا وجود دارد، باید ۳ مورد توصیه نامه از اساتید یا کارشناسانی که مدتی با آن ها مشغول به کار و فعالیت بوده اید، در اختیار داشته باشید.

اکنون، اکثر دانشگاه ها از طریق سیستم آنلاین نسبت به دریافت مدارک متقاضیان و هم چنین بررسی پرونده آن ها برای پذیرش اقدام می کنند و به همین خاطر، در صورتی که توصیه نامه های تحصیلی شما در مهلت مقرر دریافت نگردد یا مورد پذیرش دانشگاه قرار نگیر یا به هر دلیل دیگر، پرونده شما در وضعیتincomplete خواهد بود.

این وضعیت، در واقع موقعی اتفاق می افتد که یک یا چند مورد در پرونده شما، دریافت یا مورد قبول واحد پذیرش پرونده های تحصیلی قرار نگرفته است. بنابراین به این مساله دقت بفرمایید که در زمان مقرر،‌ با شیوه اعلامی دانشگاه مقصد، ‌نسبت به ارسال و تکمیل پرونده تحصیلی اقدام بفرمایید.

عدم تکمیل پرونده تحصیلی، شاید به از دست دادن فرصت پذیرش منتهی نگردد، اما شانس شما را برای دریافت بورس یا کمک هزینه های تحصیلی کاهش می دهد. چرا که اولویت دانشگاه ها برای اعطای پذیرش و بورس، به متقاضییانی است که مدارک تحصیلی آن ها پیش از deadline به دانشگاه ارسال شده باشد.

بنابراین پیش از اقدام برای پذیرش در دانشگاه مقصد، حداقل از ۵ تن از اساتیدی که نسبت به شما اشراف اطلاعاتی و عملی دارند درخواست بفرمایید که بر اساس شیوه ای که دانشگاه مقصد نسبت به دریافت توصیه نامه های تحصیلی اقدام می کند، صدور RL را برای پرونده تحصیلی شما در دستور کار قرار دهند.  این کار، ریسک عدم دریافت توصیه نامه از یک یا چند تن از اساتید در مهلت مقرر را کاهش می دهد.

بعضا مشاهده شده است که در بعضی موارد، صحت اطلاعات مطرح شده در متن توصیه نامه از طرف دانشگاه مقصد چک شده و از توصیه کننده استعلامات مربوطه اخذ شده است. بنابراین، همواره باید توصیه کننده مواردی را درباره توصیه شوند در توصیه نامه ذکر کند که مستند و مستدل بوده و در صورت درخواست، سندی مبنی بر اثبات ادعا، قابل ارائه باشد.

بعضی دانشگاه ها ۱ توصیه نامه نیاز دارند و بعضی تا ۳ توصیه نامه از اساتید دانشگاه یا افرادی که با آن ها در زمینه های مختلف علمی و شغلی در تعامل بودید را نیاز دارند. همان طور که ذکر شد، توصیه نامه ها باید از طریق منابع رسمی یا غیر رسمی معتبر صادر شده باشد و دریافت توصیه نامه از والدین و دوستان و آشنایان و . . . که مرجع علمی و شغلی مشخصی و رسمی ندارند، غیر قابل قبول است و در صورت ارسال، مورد بررسی قرار نخواهد گرفت و شانس شما برای پذیرش به شدت کاهش می یابد.

بنابراین، ناگفته پیدا است که اگر شما با چند تن از اساتید پیش از فرآیند پذیرش و اپلای، صحبت بفرمایید، هم می توانید توصیه نامه های بیشتر و رزروی در اختیار داشته باشید و هم،‌ پیش زمینه فکری برای انان برای پاسخ گویی به پرسش های احتمالی دانشگاه مقصد درباره رزومه خودتان را فراهم بفرمایید.

چرا که بعضی از اساتید، به واسطه تعدد صدور توصیه نامه تحصیلی و هم چنین تعدد متقاضییان، آمادگی ذهنی برای پاسخ گویی به پرسش هایی که درباره متقاضیی خاص خود توسط دانشگاه مقصد می گردد را ندارند و به همین خاطر، برای جلوگیری از این اشتباهات، لازم است که در زمان صدور توصیه نامه و سابمیت آن در دانشگاه مقصد،‌ رزومه شما در اختیار توصیه کننده باشد.

حتی اگر دانشگاه مقصد از شما خواست که توصیه نامه ها به صورت الکترونیکی سابمیت شوند، باز از توصیه کننده بخواهید که چند نسخه از توصیه نامه صادر را پرینت گرفته و مهر و امضا کند تا در صورت نیاز، در آینده بتوانید از این مدارک برای اپلای در دانشگاه های دیگر استفاده بفرمایید.

 

۱۴- روش های ارائه توصیه نامه چگونه است؟

در مواقعی روشهای ارائه توصیه نامه به دانشگاههای مختلف بر حسب سیستم دانشگاه متفاوت است که بعضی آنها عبارتند از:

۱- شما می توانید از اساتید مرجع که قصد گرفتن توصیه نامه از آنها را دارید درخواست بفرمایید که برای شما یک نامه بنویسند سپس شما آن را بر روی سربرگ دانشگاه پرینت نموده و به امضای استاد مرجع برسانید و نامه امضا شده را برای دانشگاه مقصد ارسال بفرمایید.

۲- اگر بنا به دلایلی اساتید مرجع مورد نظر شما شخصاً قادر به نوشتن توصیه نامه نباشند یا زمان کافی برای این کار نداشته باشند، شما می توانید از نمونه های آماده بر روی سربرگ دانشگاه پرینت بگیرید و پس از قرار دادن اطلاعات شخصی خود در نامه آن را برای امضا به استاد مرجع ارائه دهید.

۳- در بعضی موارد دانشگاه مقصد یک فرم را به عنوان Template در اختیار متقاضیان قرار می دهد که این فرم باید به استاد مرجع ارائه داده گردد تا آن را تکمیل نماید و سپس توسط استاد یا متقاضی از طریق پستی یا الکترونیکی برای دانشگاه ارسال گردد.

۴- در بعضی موارد دانشگاه مقصد برای دریافت توصیه نامه از سیستم الکترونیک استفاده می کنند. در این سیستم دانشگاه از متقاضی می خواهد که ایمیل استاد مرجع را وارد کند و دانشگاه به صورت مستقیم با آن استاد ارتباط برقرار می کند و از استاد مربوطه می خواهد که فرمهای لازم را تکمیل کند.

 

۱۵- چرا توصیه نامه نیاز هست؟‌

تقریبا اکثر دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی، وقتی قصد اعطای پذیرش به متقاضییان خارجی را داشته باشند که در دانشگاه خودشان تحصیل نکرده‌اند، به عنوان یکی از مدارک مورد نیاز برای بررسی شرایط پذیرش متقاضییان خارجی، موضوع توصیه نامه را مطرح می‌کنند. واحد پذیرش دانشگاهی که شما apply‌ می‌بفرمایید، باید بداند که شما قبلا زیر نظر چه متخصصانی، چه اساتیدی، چه کارشناسانی مشغول به کار و تحقیق و تحصیل بوده‌اید و نظر ان‌ها به عنوان افراد expert درباره وضعیت شغلی، تحصیلی، رفتاری و حرفه ای شما چه گونه هست. در واقع این توصیه نامه‌ها، یک نوع reference قابل استناد برای دانشگاه‌ها محسوب می‌گردد که می‌توانند بخشی از آن چه شما در روزمه و بیانیه هدف ذکر کرده‌اید را ارزشیابی و راستی آزمایی verification کنند. برای همین هست که بعضا از applicant خواسته می‌گردد تا از ۲ یا ۳ فردی که قبلا فعالیت آکادمیک یا شغلی با آن‌ها داشته‌،‌توصیه نامه دریافت کرده و آن‌ها را به صورت الکترونیکی یا داخل پاکت مهر و موم شده، به اداره پذیرش دانشگاه مقصد ارسال کند. در اکثر مواقع، متقاضیان باید این مدارک توصیه نامه را به همراه مدارک مورد نیاز برای پذیرش، ارسال کنند و تا زمانی که این توصیه نامه‌ها توسط اداره پذیرش دانشگاه مقصد وصول نشده باشد، وضعیت application شما در حالت incomplete قرار می‌گیرد و به دپارتمان مربوطه ارسال نخواهد شد. دانشگاه‌ها برای افزایش میزان اهمیت و ارزش و راستی آزمایی محتوای توصیه نامه‌ها، از متقاضیان درخواست می‌کنند تا از استاد یا کارشناسی که قبلا زیر نظر وی کار کرده‌اند، توصیه نامه الکترونیکی دریافت کنند به گونه ای که از طریق پست الکترونیک آن‌ها یا صفحه ای که در پرتال دانشگاه ایجاد می‌گردد، متن توصیه نامه درباره شما را نوشته و ارسال کنند و مشخصات تماسی و موقعیت حرفه ای خود را نیز در سازمان/شرکت/موسسه ای که فعال هستند نیز ذکر نمایند. در بعضی مواقع، صحت موارد اعلامی‌توسط فردی توصیه کننده، توسط دانشگاه پیگیری و استعلام می‌گردد. البته در بعضی موارد نیز، دانشگاه‌ها اعلام می‌کنند که توصیه کننده می‌تواند توصیه خود را به دانشگاه با پست بفرستد. اما متقاضی تحصیل حق ندارد این توصیه را (در اکثر مواقع). به همراه مدارک مورد نیاز برای پذیرش ارسال کند. البته دانشگاه‌ها در سراسر جهان، روش‌های متفاوتی دارند که باید در بخش نیازمندی‌های پذیرش در حوزه recommendation letter به آن توجه بفرمایید. بعضی دانشگاه‌ها تنها ۱ توصیه نامه نیاز دارند، بعضی‌ها حداقل ۳ توصیه نامه. بعضی دانشگاه‌ها فرمت خاصی برای توصیه نامه دارند که باید فایل PDF آن را دانلود بفرمایید و به توصیه کننده بدهید تا محتوای خود را بر روی آن نوشته و ارسال کند. بعضی‌ها هر فرمتی را قبول می‌کنند. خلاصه، روش‌های مختلفی برای فرمت توصیه نامه وجود دارد.

 

 

 

 

نمونه توصیه نامه داوطلب آزمون دکتری

تهیه توصیه نامه برای مصاحبه های آزمون دکتری در مواقعی کار ساده ای نیست. از یک سو اساتید حوصله و حضور ذهن برای نوشتن توصیه نامه را ندارند و از سوی دیگر نوشتن نامه ای که سراسر تعریف از خود است برای متقاضییان دشوار است. اما چاره ای نیست خجالت را کنار بگذارید و از یکی از توصیه نامه های زیر یا توصیه نامه هایی با محتوای این چنین پرینت بگیرید و همراه داشته باشید. اگر استادتان پس از درخواست شما خودش شروع به نوشتن متن توصیه نامه کرد که چه بهتر. اما اگر نه، برگه را ضمن عرض توضیحات محترمانه به او بدهید تا امضا نماید. البته در مواقعی توصیه نامه های هیأت علمی دانشگاه خودتان بهتر است بر روی سربرگ دانشگاه باشد.

نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که بعضی دانشگاه هایی که می خواهید برای حضور در مصاحبه آنها اقدام نمایید، فرم مخصوصی برای گرفتن توصیه نامه دارند که باید از آن استفاده بفرمایید.

 

در این صفحه تعدادی نمونه معرفی نامه (recommendation) اساتید برای داوطلبان دکتری ارائه شده است.

۱-

با سلام

بدین وسیله تأیید می گردد که سرکار خانم/جناب آقای … که مقطع کارشناسی/کارشناسی ارشد خود را در دانشگاه … به اتمام رسانده اند در طول دوران تحصیل خود از جمله متقاضییان بسیار سختکوش، با استعداد و پرانگیزه گروه … بوده اند. نامبرده دروسی را نیز با اینجانب داشته اند و در تمامی این دروس جزو متقاضییان بسیار شاخص و ممتاز بوده اند.
براین اساس و باتوجه به شناختی که اینجانب از شخصیت اجتماعی ارزشمند ایشان دارم ایشان را برای ادامه تحصیل در مقطع دکتری آن دانشگاه معظم و هر دانشگاه تراز اول دیگری قویا توصیه می کنم. تردیدی ندارم که در آینده ای نزدیک شاهد شکوفایی اسعداد شگرف ایشان در سایه پشتکا، سخت کوشی و توکل به خداوند متعال خواهیم بود.

با احترام فراوان
…. (نام استاد)
استاد گروه … دانشگاه …
آدری ای میل
شماره تماس

 

 

۲-

با احترام، بدین وسیله صلاحیت علمی آقای /خانم…. متقاضیی کارشناسی ارشد رشته …… این دانشگاه برای ادامه تحصیل در دوره دکتری تأیید می گردد. در ضمن ایشان دروس …….. را با نمره عالی/خیلی خوب/خوب با اینجانب گذرانده است. با توجه به علاقه و پشتکار نامبرده مطمئن هستم در دوره دکتری نیز عملکرد درخشانی خواهد داشت.

 

 

۳-

I have known Mrs…. since 2007 as a graduate student in University of … at FACULTY NAME. She has passed the … with me, where she was first ranked student in my class.

She has successfully passed her MSc thesis titled “…” with me and has submitted several papers to international journals and conferences from her thesis. During this thesis, I found Mrs. … a hard working student, interested in the subject, and with a very good perseverance. Her team work is excellent.

So it is a great pleasure for me to strongly recommend her to participate in a Ph.D program and I am sure that she can fulfill Ph.D with qualified excellent dissertation.

Sincerely
SUPERVISOR NAME, Ph.D
FACULTY NAME
University of

 

 

۴-

با سلام
از نطر اینجانب …. سرکار خانم/جناب آقای … با توجه به سوابق مطالعات و پژوهش های قبلی شایستگی ادامه تحصیل و کسب دانش در مدارج بالاتر را دارند. امیدوارم در گام بعدی خود نیز موفق باشند.

 

 

۵-

سایت های بسیاری در اینترنت برای نوشتن توصیه نامه، اطلاعات خوبی ارائه می دهد که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱-سایت فوربس

۲-سایت دانشگاه برکلی آمریکا

۳-سایت دانشگاه واشنگتن

۴-سایت دانشگاه میشیگان

۵-سایت دانشگاه پنسیلوانیا

Dear Mr./Mrs./Ms. [Last Name],

It’s my absolute pleasure to recommend [نام شما] for [رشته تحصیلی] at [نام دانشگاه] for [نام ترم تحصیلیfall OR spring] semester admission [سال تحصیلی].

[نام شما] and I [توصیه کننده] worked at [نام شرکت/دانشگاه/پروژه] for [مدت زمان آشنایی و همکاری].

I thoroughly enjoyed my time working with [نام شما], and came to know [him/her] as a truly valuable asset to absolutely any team. [نام شما] is honest, dependable and incredibly hard-working. Beyond that, [نام شما ] is an impressive [هر نوع صف دیگر] who is always [نتیجه ای که از کار شما مشاهده شده است. مثلا سخت کوش. محقق مستقل. کارمند/متقاضیی خلاق].

[ نام شما ] knowledge of [  نام رشته یا پروژه یا موضوع فعالیت توصیه شونده] and expertise in the field of [حوزه تخصص توصیه شونده] was a huge advantage to our entire office. [  نام توصیه شونده] put this skillset to work in order to [موفقیت یا نتیجه بدست آمده   ].

Along with [his/her] undeniable talent, [نام شما] has always been an absolute joy to work with. [He/she] is a true team player, and always manages to foster positive discussions and bring the best out of other employees.

Without a doubt, I confidently recommend [توصیه شونده] to join your team at [نام دانشگاه]. As a dedicated and knowledgeable employee and an all-around great person, I know that [ نام توصیه شونده ] will be a beneficial addition to your organization/university/institute.

Please feel free to contact me at [نام شرکت /سازمان توصیه کننده] should you like to discuss [نام توصیه شونده]’s qualifications and experience further. I’d be happy to expand on my recommendation.

Best wishes,

[نام توصیه کننده و ذکر  جایگاه حقوقی یا حقیقی]